経営企画本部
秘書G
Y.Tさん

情報は取り逃がさず、共有は迅速に。
トップの時間を最大限につくり出すのが秘書の仕事。

Y.Tさん
経営企画本部 秘書G
 2007年入社

秘書として、10年。Y.Tは現・会長である竹中裕紀の社長時代からスケジュール管理や会食の調整など広くサポートを続けてきた。企業トップのためにできることは何か―― 会長となった竹中を支えながら、同時に後輩の指導にも当たるY.Tが今、大切にしていることとは。

限られた時間や資源を活用すること。
仕事を楽しくするのは前向きな気持ちだから。

法学部を卒業した私は、法律の知識を会社の法務部門などで生かせないかと考えて入社しました。しかし、最初は総務、そして3年目からは秘書と、自分の思いとは異なるキャリアを積むことになりました。特に秘書は「青天の霹靂」。総務時代に、伝票の入力を早くしたり、リーマンショック後にコスト意識を高めようと改善活動には積極的に取り組むようになったものの、敬語は学生レベル、気配りにもまったく自信がなく、自分に勤まるのかと毎日不安で仕方ありませんでした。そんな私に、上司が「秘書は野球で言ったら外野手。あなたがボールを落としたら、拾うのは社長しかいない」と声をかけてくださいました。それだけ、責任をともなう仕事。それまで雲の上の存在と思っていた社長に対する考え方が、それからガラリと変わりました。私がミスしたら、社長だけでなく社長の大切なお客様にも迷惑がかかる。私が前に立ち、前を向かなきゃ。そう思い、秘書の仕事に取り組むようになりました。

すべて言葉で伝えなくとも、
相手の要望を推し量る想像力を。

一度、社長時代の竹中からお叱りを受けたことがあります。社長の会議中に約束より10分早く来たお客様。応接室でお待ちいただいていました。すると、それを知った竹中が「どうして早く言わんのや」と強めの口調で仰いました。厳しく指導を受けたことと、社長の大切な人であったことに気付けなかった自分が情けなく、ショックでした。だから、それからは「伝えない方がリスクが高い」と自分に言い聞かせ、社長の会議中でも連絡事項は正確に、手短にお伝えするようにしています。社長が重視していることは何かを感じ取り、行動の軸とすることの大切さを身をもって感じました。このことは後輩にも伝えています。ただ、気を付けなければならないのは「竹中流」がすべての役員のサポートに通じるわけではないということ。あまりテキパキとした態度で接すると困惑する方もいらっしゃるでしょうし、自分で何でもやりたいタイプの方もいます。相手を見て、相手が望んでいることを想像して行動に移すことが必要です。さらに、情報共有という観点で言えば、連絡のやり取りの過程で情報が錯綜することは少なくありません。誤った情報を伝えて混乱を招かないように、図表をつくって情報整理をしたりと、人に対しても、情報に対しても想像力を働かせることを意識しています。これからも「ボールを取り逃がさない」ために、できることをコツコツ増やしていきます。

キャリアステップ

入社1、2年目は総務として伝票の入力作業など地道に仕事を進めていました。まだ学生気分が抜けず、「プライベートの時間を確保したいから早く帰りたい」と思い、いかに効率的に入力作業を行うかを考えていました。3年目からは秘書として現・会長である竹中裕紀のスケジュール管理を中心にサポートに当たってきました。

ビジネスチャレンジ

秘書の仕事は表面上のコミュニケーションではなく、の呼吸のような感覚で情報共有することが求められます。つまり、社長や役員の心境を推し量ることや、行動特性、趣向を普段から気にかけておくことが必要です。竹中は社長を退任し、現在は会長となり、スケジュールにも少しだけゆとりができたため、私自身もせかせかとした態度をとることなく相手に合わせて接するように心掛けています。

ライフチャレンジ

産休、育休から復帰して今は子どもを保育園に預けながらフルタイムで勤務しています。仕事から帰ったら、もうひと仕事あるのですが(笑)、子どもの成長が毎日楽しいですね。スケジュール管理や効率アップのスキルは仕事で培ったため、家庭生活にも活かせている気がします。

イビデンの仲間について

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